Διαχείριση χρόνου: ο πίνακας του Αϊζενχάουερ, ένα χρήσιμο εργαλείο!

Η ικανότητα σωστής και αποτελεσματικής διαχείρισης του χρόνου μας είναι ιδιαίτερα σημαντική σε όλες τις φάσεις και τους ρόλους της ζωής μας. Από τις σχολικές ευθύνες και υποχρεώσεις, στις πανεπιστημιακές, στις επαγγελματικές, στις οικογενειακές, η ζωή μας είναι μια ατελείωτη προσπάθεια για διαχείριση του χρόνου και της ενέργειάς μας, έτσι ώστε να ολοκληρώνονται οι εργασίες μας και – αν γίνεται – να περισσεύει και λίγος για χαλάρωση και διασκέδαση!

Είμαι σίγουρη ότι έχετε διαβάσει άπειρες συμβουλές για να βοηθήσετε τα παιδιά να γίνουν καλύτερα και πιο αποτελεσματικά στη διαχείριση του χρόνου τους, γι’ αυτό διάλεξα να σας μιλήσω για μία συγκεκριμένη μέθοδο, ένα εργαλείο λήψης αποφάσεων που έχει σαν στόχο να μας βοηθήσει να ιεραρχήσουμε τις δουλειές μας πριν πελαγώσουμε και παραιτηθούμε, όπως συμβαίνει συχνά σε όλους. Πρόκειται για τον πίνακα του Αϊζενχάουερ (Eisenhower Matrix) που μας δίνει τη δυνατότητα να καταγράψουμε τις εργασίες μας ξεχωρίζοντάς τες ανάλογα με τη σημαντικότητα και τα χρονικά περιθώρια που έχουμε.

Πριν δούμε το διάγραμμα, ας προσπαθήσουμε να δώσουμε ορισμούς στις έννοιες που χρησιμοποιεί, έτσι ώστε να μπορέσουμε να το υλοποιήσουμε σωστά. 

• Σημαντικές είναι οι εργασίες που μας φέρνουν πιο κοντά σε κάποιο στόχο μας  (επαγγελματικό, ακαδημαϊκό ή προσωπικό), μας οδηγούν προς κάποια κατεύθυνση, μας βελτιώνουν, είναι επιμέρους στόχοι ενός πιο μακροπρόθεσμου σχεδίου. 
• Επείγουσες είναι αυτές που έχουν συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα ή σημαντικές συνέπειες, αν δεν ολοκληρωθούν.

Ο πίνακας, λοιπόν, μοιάζει κάπως έτσι:

Οριζόντια διαχωρίζονται οι εργασίες σε σημαντικές/μη σημαντικές και κάθετα σε επείγουσες/μη επείγουσες. Έτσι, το πάνω αριστερά τεταρτημόριο φιλοξενεί τις σημαντικές-επείγουσες εργασίες, το πάνω δεξιά τις σημαντικές-μη επείγουσες, το κάτω αριστερά τις μη σημαντικές-επείγουσες και το κάτω δεξιά τις μη σημαντικές-μη επείγουσες.

Η “ολοκλήρωση της εργασίας στη Φυσική” που έχει καταληκτική ημερομηνία μεθαύριο θα πρέπει να τοποθετηθεί στο πάνω αριστερά τεταρτημόριο, χωρίς συζήτηση. Θεωρείται σίγουρα επείγουσα αφού πρέπει να παραδοθεί μέσα στις επόμενες δύο μέρες, αλλά και σημαντική αφού πρόκειται για μία εργασία που σχετίζεται με την ακαδημαϊκή εκπαίδευση, την ανάπτυξη των γνώσεων, τον βαθμό του τετραμήνου, τη μετέπειτα ακαδημαϊκή πορεία κ.λπ. Αντίθετα, η “σωματική άσκηση” μπορεί να είναι σημαντική αφού σχετίζεται με την καλή σωματική κατάσταση και την υγεία μας, αλλά σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να θεωρηθεί επείγουσα, αφού η αλήθεια είναι ότι δε θα χαθεί ο κόσμος αν γυμναστούμε αύριο ή αν αρκεστούμε σε κάποια άλλη μορφή άσκησης σήμερα (π.χ. το περπάτημα πηγαίνοντας στο φροντιστήριο). Έτσι, η σωματική άσκηση μπορεί να τοποθετηθεί στο πάνω δεξιά τεταρτημόριο και να πάρει σειρά μόλις τελειώσει η εργασία της Φυσικής ή να προγραμματιστεί για κάποια άλλη μέρα.

Τώρα, η “αγορά τροφής σκύλου” είναι επείγουσα γιατί δεν υπάρχει στο σπίτι άλλη, τελείωσε χθες (δεν μπορεί να μείνει νηστικό το σκυλάκι!) αλλά όχι ιδιαίτερα σημαντική δουλειά. Θα τοποθετηθεί, λοιπόν, στο κάτω αριστερά τεταρτημόριο και είτε θα γίνει σε κάποιο διάλειμμα της εργασίας στη Φυσική, είτε θα ζητήσουμε από κάποιον να μας βοηθήσει με αυτό. Τέλος, το “επόμενο επεισόδιο της σειράς στο Netflix” θα τοποθετηθεί – ήσυχα κι ωραία – στο κάτω δεξιά τεταρτημόριο αφού, όσο κι αν μας τρώει η αγωνία, η αλήθεια είναι ότι ούτε επείγον είναι, ούτε σημαντικό… Γίνεται κι αύριο, και μεθαύριο, και αν δεν γίνει, η γη θα συνεχίσει να γυρίζει!!!

Μπορούμε, όμως, να ξεκινήσουμε με προφορική αναφορά, συζήτηση και ιεράρχηση των εργασιών που πρέπει να γίνουν μέσα στη μέρα ή τη βδομάδα, χρησιμοποιώντας ως κριτήρια τη σημαντικότητα και τα χρονικά περιθώρια για κάθε μία από αυτές. Έτσι, χωρίς καν να αναφέρουμε πίνακες Αϊζενχάουερ ή να κουράσουμε τα παιδιά με σημειώσεις, ουσιαστικά τα φέρνουμε σε επαφή με έναν πρώτο τρόπο να φιλτράρουν, να διαχωρίζουν και να σειροθετούν όλα αυτά που έχουν να κάνουν. Όταν έρθει η ώρα (σε μεγαλύτερες ηλικίες ή κατά την περίοδο των εξετάσεων που οι υποχρεώσεις των παιδιών είναι αυξημένες) μπορούμε να κάνουμε μια πρώτη προσπάθεια για καταγραφή χρησιμοποιώντας τον πίνακα.

Η ικανότητα για σωστή διαχείριση χρόνου αναπτύσσεται σιγά σιγά, όσο προκύπτει η ανάγκη γι’ αυτό και τα παιδιά ωριμάζουν… Εμείς χρειάζεται να βάλουμε από νωρίς τους σπόρους (και να τους ποτίζουμε συχνά) έτσι ώστε, εν καιρώ, να δούμε τους κόπους μας (και αυτούς των παιδιών) να καρποφορούν!